Thống kê

  • truy cập   (chi tiết)
    trong hôm nay
  • lượt xem
    trong hôm nay
  • thành viên
  • Vui mừng chào đón

    0 khách và 0 thành viên
    Gốc > KIẾN THỨC TIN HỌC >

    7 lời khuyên khi viết Email

    1. Khi sử dụng Subject,Cc:Bcc:

    Khi gửi Email, để ý soạn thảotiêu đề đặt cho Email của bạn trong hộp "Subject". Có thể chỉcần nhìn qua Subject, người nhận đoán biết được nội dung của bức thư mà mìnhsắp nhận, và có thể giúp cho họ trong việc tổ chức Email (theo từng loại). Vàđiều này còn giúp cho người nhận dễ dàng nhận ra tầm quan trọng của thư đểquyết định có đọc ngay bức thư đó hay không? Nên đặt tiêu đề phải ngắn gọnnhưng bao hàm được đầy đủ nội dung bức thư mà mình sắp gửi, ví dụ gửi thư traođổi lời giải bài tập về nhà cho một người bạn thì viết tiêu đề là "Giaibai tap ve nha", gửi thư thông báo họp lớp với tiêu đề là "Moi hoplop", gửi thư chúc mừng sinh nhật với tiêu đề "Chuc mung sinhnhat"... Không nên viết một cách rất chung chung, ví dụ như "Thư gửibạn", "Thư"... Đặt tiêu đề như vậy không có ích gì cả.

    Ngoài ra, nếu bạn gửi đi một bứcthư với tiêu đề nào đó, người nhận đọc và trả lời nhấn vào nút "Reply"sẽ được tự động thêm vào tiêu đề bức thư trả lời từ "Re:" (nghĩa là"Về:"). Và bạn được nhận lại chính tiêu đề của mình. Nếu đã gửi đinhiều thư thì liệu bạn có thể nhớ được nội dung các bức thư mà mình đã gửikhông?

    Còn nữa, hai hộp "Cc:"(Carbon Copy) và "Bcc:" (Blind carbond copy).Bất cứ địa chỉ Email nào bạn thêm vào hộp Cc: đều nhận được một bản sao củabức thư, và người nhận có địa chỉ trong hộp "To:" sẽ thấy cácđịa chỉ mà bạn đã cho bản sao. Còn với Bcc thì không như vậy người nhận có địachỉ trong hộpTo: sẽ không biết là bức thư này đã được gửi bản sao choai.

    2. Chỉ sử dụng file đính kèm khi cần thiết

    Email có thể có hai dạng khác nhau:

    - Inline plain text

    - Attachment

    Inline text là văn bản bình thường mà bạn soạn thảo trực tiếptrong thư. Một Attachment là một file trong máy tính của bạn (ví dụ như mộtfile tài liệu đánh trong Word - file.doc hay một bức ảnh - file.gif) mà bạnđính kèm hay thêm vào bức Email. Khi một người nào đó nhận được một bức Emailvới văn bản bình thường (Inline text), họ có thể đọc nó trực tiếp. Khi họ nhậnđược một file đính kèm (attachment) họ buộc phải mở file đính kèm bằng chươngtrình thích hợp (ví dụ như Word hay PaintShop...). Có rất nhiều vấn đề với fileđính kèm:

    a. Người nhận không có chương trình thích hợp để mở file đính kèm.

    b. File đính kèm có thể mang theo Virus.(!!)

    c. Một số file đính kèm có thể phải mất nhiều thời gian Dowload.

    Nhiều người không hề thích nhận file đính kèm. Thường thường tốthơn là nên gửi inline text. Chỉ gửi file đính kèm khi không thể gửi thông tinbằng inline text được (thường Attach những file dài và kích thước lớn phải nén lại...)và bạn phải chắc chắn biết được người nhận có đồng ý hay không.

    3. Dùng văn bản (Plain text) thay cho HTML (văn bản siêu liên kết).

    Với email bằng văn bản bìnhthường có vẻ trông như là chữ đánh máy (nếu ở font Courier New, Courier) - gõchữ không dấu. Hiện nay, có nhiều chương trình cho phép chuyển (convert) fonttiếng Việt như Vietspell,... Vì vậy, người nhận thư có được những chương trìnhchuyển font tiếng Việt này thì rất tốt.

    Gửi thư bằng HTML có thể là một ýkiến tồi, vì một số trình đọc Email không hiểu được và cho rằng toàn bộ bức thưđó là một file đính kèm. Do vậy khi người nhận không thể đọc được thư nếu khôngmở file đính kèm. Nếu bạn muốn bức thư của mình trở nên dễ chịu hãy dùng Plaintext (văn bản đơn giản).

    4. Một dòng không nên quá dài.

    Bạn đã bao giờ nhận được một bức thư nào như thế này chưa?

    ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

    Thank you for your emailrequesting more information about our products.

    The XYC Company specializes insupplying widgets to the world and I am sure that you will find our catalogueof interest.

    ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

    Có cái gì không ổn ở đây? Mộtchương trình đọc Email nào đó có thể không xử lí một dòng văn bản theo cùng mộtcách với chương trình của bạn. Và do đó, với một dòng văn bản khi người nhậnđọc sẽ không giống như bạn viết. Vậy cần phải giải quyết như thế nào? Hãy viếttừng dòng ngắn thôi. Tốt nhất là 64 kí tự hoặc ngắn hơn (kể cả dấu trống). Tứclà sau khi gõ được 64 kí tự thì bạn nênnhấn "Enter".

    5. Đừng "la hét"! (YELL!)

    Đừng viết tất cả mọi thứ bằng chữviết hoa. Nói chung, thật là không lịch sự (đặc biệt là viết bằng tiếng Anh)khi viết quá nhiều chữ viết hoa. Trước hết, văn bản viết bằng chữ hoa thật làkhó đọc. Bạn cũng chưa bao giờ thấy một cuốn sách nào viết toàn là chữ hoa đúngkhông? Toàn bộ bức thư mà được viết bằng chữ hoa gọi là la hét (YELLING) (vìngười đọc hiểu là người gửi cần nói to ở những chỗ viết hoa). Tại sao lại khóđọc những chữ viết hoa?

    Hãy nhìn vào những từ sau đây xemsao:

    1. ENGLISH (chữ viết hoa)

    2. English (chữ đầu viết hoa vàchữ viết thường)

    Chữ thứ nhất không có kiểu dáng,nó chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu bạn thấy không? Còn chữ thứ hai có mộtkiểu dáng đẹp. Khi chúng ta đọc đặc biệt là khi đọc nhanh, chúng ta đọc kiểudáng của toàn bộ từ. Chúng ta không đọc từng kí tự một. Kiểu dáng của từ"ENGLISH" trông giống như "SPANISH". Nhưng kiểu dáng của"English" thì khác với "Spanish". Đối với tiêu đề thỉnhthoảng có thể sử dụng chữ hoa. Nhưng nếu bạn muốn làm nổi bật một từ nào đóquan trọng đừng sử dụng chữ hoa. Hãy sử dụng từ đó trong hai dấu hoa thị, ví dụnhư *like*, *love*...

    6. Hãy cẩn thận với những chữ viết tắt.

    Ví dụ viết tắt "By theway" bằng BTW và "don't ask me how I know" bằng DAMHIK. Viết tắtlà một cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu như cả hai người (gửi vànhận) đều hiểu. Nhưng nếu người nhận không hiểu? Bạn đã không thành công tronggiao tiếp. Sau đây là một số quy ước về viết tắt (khi viết bằng tiếng Anh)trong thư điện tử:

    121 = one toone

    2u = to you

    2u2 = to youtoo

    24/7 = 24hours a day, 7 days a week

    aamof = as amatter of fact

    adn = any daynow

    afaict = asfar as I can tell

    afaik = as faras I know

    afair = as faras I remember

    aise = as Isaid earlier

    aisi = as Isee it

    aiui = as Iunderstand it

    aiw = as itwere

    aka = alsoknown as

    aob = anyother business

    a/s/l? =age/sex/location?

    asap = as soonas possible

    atb = all thebest

    atm = at themoment

    awcigo = andwhere can I get one?

    ayt = are youthere?

    b/c = because

    b4 = before

    b4n = bye fornow

    bak = back atkeyboard

    bbfn = bye byefor now

    bbiam = beback in a minute

    bbl = be backlater

    bcc = blindcarbon copy

    bf = boyfriend

    bfn = bye fornow

    bil =brother-in-law

    bion = believeit or not

    bol = best ofluck

    bro = brother

    btaicbw = butthen again I could be wrong

    btdt = beenthere done that

    bttp = back tothe point

    btw = by theway

    by = busy

    Nhiều lắm và nhiều lắm! các bạncó thể tìm thấy ở trang:


    Nhắn tin cho tác giả
    Đỗ Văn Cường @ 17:51 10/12/2010
    Số lượt xem: 529
    Số lượt thích: 0 người
     
    Gửi ý kiến